Payroll Outsourcing en Payrolling

 

Payroll outsourcing betekent het uitbesteden van de salarisadministratie. Een bedrijf dat de salarisadministratie heeft overgedragen aan een Payroll Outsource-bureau, hoeft zelf slechts nog gegevens als urenstaten en personeelmutaties aan te leveren. Het bureau voert vervolgens alle overeengekomen werkzaamheden op administratief gebied uit.

 

Werkzaamheden Payroll Outsourcing

Welke werkzaamheden onder Payroll Outsourcing vallen, verschilt per overeenkomst. Keystaff is een Outsourcebureau waar u de volgende (standaard)werkzaamheden aan kunt overdragen:

• Loonstroken
• Jaaropgaven
• Loonbelasting
• Jaarverslag (en evt. andere overzichten)

Hierop kan aanvullend overeengekomen worden dat Payroll Outsourcing de volgende werkzaamheden mede-omvat:

• Pensioenadministratie
• Ziek- en herstelmeldingen
• Opstellen van arbeidsovereenkomsten

 

Verschil Payroll Outsourcing en Payrolling

Er is een verschil tussen Payroll Outsourcing en Payrolling. Bij Payrolling staat het personeel op de loonlijst van het payrollbureau en wordt exclusief gedetacheerd bij het bedrijf waarmee afspraken zijn gemaakt. Payrolling gaat dus een stap verder dan Payroll Outsourcing waarbij partijen afspreken dat slechts de salarisadministratie wordt overgedragen, zonder dat het personeel in dienst komt van de partij die de werkzaamheden uitvoert. Voor beide ‘Payroll-contstructies’ is Keystaff een professionele en betrouwbare partner.

 

Voordelen van Payroll Outsourcing:

• Besparing op administratiekosten: minder papierwerk en minder tijd en geld kwijt aan up-to-date houden van kennis over het voeren van een goede salarisadministratie
• Een Payroll Outsourcing-bureau heeft specialistische kennis. Dit kan bijdragen aan een toename van de kwaliteit van uw salarisadministratie.
• Door deze specialistische kennis kan het bureau ook een adviserende of informerende rol spelen binnen uw organisatie.

 

Aandachtspunten bij Payroll Outsourcing:

• Het is een extra kostenpost, maak hier duidelijke afspraken over. Kosten zijn onder andere afhankelijk van het aantal personeelsleden, verhouding vaste en flexibele werknemers en het aantal mutaties per maand.
• Wie draait op voor de kosten bij fouten? Wordt u op tijd op de hoogte gesteld van extra kosten, bijvoorbeeld bij veranderende wetgeving? Vraag ook naar minimummarges en aanvangskosten.
• Is het bureau dat u op het oog hebt flexibel en betrouwbaar? Hier speelt de NEN-normering 4400-1 een rol. De norm stelt een aantal criteria voor goed functionerende payroll bedrijven. Iets om in uw afwegingen mee te nemen, zeker omdat uw eigen grip op de kwaliteit bij Payroll Outsourcing afneemt.
• Incidenteel afwijken van de standaard beloning kan lastig zijn.

Voor welke bedrijven is Payroll Outsourcing interessant?

Payroll Outsourcing is vooral interessant voor kleine en middelgrote ondernemingen die zich de tijd en kosten van een volwaardige salarisadministratie willen besparen. Ook grote bedrijven met een gecompliceerde personeelsadministratie hebben baat bij Payroll Outsourcing. Belangrijkste overwegingen zijn vaak kwaliteitsverbetering en kostenreductie. Wanneer u de salarisadministratie overdraagt aan een professionele partner als Keystaff, creëert u bovendien meer ruimte voor de kernprocessen binnen uw organisatie, waar de salarisadministratie nu eenmaal niet toe behoort.